Produção de eventos não é só fazer festa

Produção de eventos não é só fazer festa

Produzir eventos é uma atividade que requer múltiplas habilidades e funções. Preparamos esse post para provar que a produção de eventos é muito maior do que saber fazer festa. Confira!

O que envolve?

Para produzir um evento é necessário: planejamento, logística, administração dos recursos, contratação de prestadores de serviços especializados, estabelecimento da programação e estruturação do conceito do evento.

Muita gente confunde a função do produtor de eventos com a do promoter, este é responsável pela de promoção e divulgação do evento não pela organização do mesmo. O produtor tem a função relacionada a toda infraestrutura e logística que um evento demanda.

As principais etapas:

Organização / Planejamento

Onde tudo começa! Nessa etapa, a mais importante, ocorre a divisão das atividades envolvidas: contratações, locações, valores, divulgação, venda de ingressos, suprimentos e outros.

Aqui é o momento dos briefings, check-lists e borderôs (documento no qual as informações financeiras sobre o evento devem estar detalhadas, com todos os valores. Boletos, notas do cartão e movimentações financeiras devem estar anexadas ao documento). Neles são estabelecidos demandas, horários para as tarefas, ligações, visitas e etc.

Produção / Execução

Essa é a etapa dos contatos! Contatos são fundamentais para conseguir tudo: bons fornecedores, artistas, um grande público e até mesmo ter acesso aos melhores locais.

Cada contato deve ser anotado, fichas sobre cada patrocinador, fornecedor ou prestador de serviços são elaboradas e funcionam como um arquivo para saber a quem recorrer para os próximos eventos.

Divulgação

Seja qual for o evento a peça fundamental é o público! Então a divulgação é o que faz o evento acontecer. Nesse processo o ideal é potencializar a divulgação, garantindo uma adesão maior, melhorar o acesso do público ao ingresso, agilizar contatos e informações.

Para fazer uma divulgação assertiva é necessário conhecer o público a que o evento se destina para utilizar os canais de comunicação que o impacte de maneira precisa.

Realização

O dia do evento é a cereja do bolo, o momento no qual toda a equipe precisa estar entrosada e preparada para fazer com que o público tenha a melhor experiência possível em todo o período de realização.

É a hora de sair do papel, desde a equipe técnica à de limpeza tudo deve funcionar plenamente e no caso de não funcionar é preciso ter soluções imediatas para possíveis imprevistos. Há de ter sempre um plano B pré-estabelecido para que nenhum problema fique sem ser resolvido.

Pós-Evento

O evento acaba, mas o trabalho não! Após o evento acontecido ainda é preciso avaliá-lo. Normalmente público, equipes de trabalho, fornecedores e artistas dão o feedback do evento, o que permite estabelecer quais foram os pontos positivos – para buscar mantê-los – e corrigir os pontos negativos.

Ainda é preciso realizar fechamento e prestação de contas para efetivamente encerrar o evento. Achou que era moleza? Não é não! Muito trabalho e muitos riscos envolvem a produção de eventos. Mas muito sucesso e satisfação também estão no pacote.

Nossa equipe aqui do Floresta pode facilitar muito a sua jornada na produção do seu evento. Conte conosco! 🙂

casaraofloresta
casaraofloresta@casaraofloresta.com.br
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